Грантовая отчётность по 1000+ позициям: какие ошибки ведут к доработкам

[assa4ever]

До внедрения менеджеры проходили позиции в таблице за 5 человекочасов, теперь тратят около 20 - и это осознанный сдвиг. Подготовка до монтажа экономит сотни часов на этапе разбора: сотрудники знают площадку и оборудование до выхода в поле.

Как это выглядело пять лет назад​

Контроль работ держался на Google Sheets и большом объёме ручного труда:

• фотографы делали снимки без оглядки на смету;
• менеджеры распечатывали больше двадцати листов и вручную вычёркивали закрытые позиции, полагаясь на память;
• архив из тысяч фотографий разбирали вручную через Telegram;
• к концу проекта набиралось более 5000 фотографий, до половины - дубли одних и тех же ракурсов, а строка за второй день монтажа могла остаться пустой.

Неподтверждённые и продублированные строки заказчик вычёркивал из оплаты. Передать проект другому менеджеру было почти невозможно: вся информация хранилась в голове одного человека.

Что было сделано​

Ручной процесс заменила система автоматизации отчётности, собранная вокруг привычных таблиц:

• валидатор поверх Google Sheets проверяет данные до синхронизации;
• мобильное приложение ведёт съёмку на площадке по карточкам позиций;
• модерация отсеивает брак и дубли;
• генератор автоматически собирает документ в формате DOCX по шаблону заказчика.

Фотограф открывает карточку позиции, где уже выбраны дата и блок. Внутри - название, раздел сметы, контакт ответственного и, при необходимости, образец. Снятый кадр сразу встраивается в структуру сметы, общий чат для разбора фотоматериалов не нужен.
Раньше на цикл отчётности уходило около 640 человекочасов, теперь 64. Разбор фотографий стал в десять раз быстрее, а сборка итогового документа занимает примерно три часа вместо 320.
Правок от заказчика стало в три раза меньше: отчёт собирается сразу в формате, готовом к приёмке, - с указанием позиции, времени, места и дня выполнения.

Что ещё в статье​

• Почему для одной строки сметы часто требуется два кадра и как это решили с помощью двух слотов на позицию.
• Как две недели в полях, с монтажом и съёмками, помогли выявить проблемы, о которых заказчик раньше не догадывался. Следом добавили контроль прорабов и бригад: менеджер фиксирует брак в системе, задача автоматически уходит бригаде с указанием сроков исправления.
• Этапы внедрения - от двухнедельного погружения до стабильной работы за 8-12 месяцев. С готовым решением сроки сокращаются до 3-4 месяцев.
• Расчёт было и стало по каждому этапу и общая экономия в 576 человекочасов.

Автор статьи - Никита Вешняков, инженер-программист и руководитель студии Nikitadev. Новый сотрудник теперь подключается к проекту примерно за час, тогда как ранее на это уходили недели с архивами и распечатками.
Источник: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-fotootchetov-po-zastrojke-iventov/